Учет топлива по топливным картам и талонам: особенности и проводки

Топливные карты и талоны на ГСМ — два разных инструмента с одной целью: обеспечить бухгалтеру контроль над расходом горюче-смазочных материалов. Порядок их учета различается с самого первого шага — с момента перехода права собственности на топливо.

Талон — это документ, дающий право получить конкретное количество топлива на АЗС. Топливная карта — электронный инструмент учета отпуска ГСМ, привязанный к договору с поставщиком. Карта не является платёжным средством: деньги переводятся поставщику заранее, а карта фиксирует объём выборки.

Практическое отличие — в том, как учитываются права собственности и когда возникает бухгалтерская запись.

С талонами возможны два варианта:

• право собственности переходит в момент получения талонов от поставщика;
• право собственности переходит в момент заправки ТС на АЗС.

Конкретный момент перехода прав должен быть прописан в договоре. Если этот пункт отсутствует, ориентируются на статьи 223 и 458 Гражданского кодекса РФ — право переходит на дату фактического отпуска топлива, то есть при заправке.

С топливными картами ситуация аналогична: переход права определяется договором. На практике большинство поставщиков фиксируют право собственности в момент заправки на АЗС.

Документальная база: что должно быть у бухгалтера

Без корректной первичной документации ни одна проводка не может быть сформирована — это требование статьи 9 Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Для работы с топливными картами поставщик направляет организации в конце каждого месяца:

• счёт-фактуру;
• накладную на топливо;
• помесячный отчёт по транзакциям с указанием даты, адреса АЗС, объёма и вида топлива, номера ТС;
• акт сверки взаиморасчётов.

ФНС требует детализированных реестров транзакций при использовании топливных карт: дата заправки, место, объём и номер автомобиля. При отсутствии подтверждающих документов налоговые органы вправе отказать в признании расходов, что влечёт доначисление НДС и налога на прибыль.

Для талонов к обязательным документам добавляется журнал учёта выдачи и возврата талонов: дата выдачи, ФИО сотрудника, марка ТС, серия и номер талона. При заправке водитель предъявляет отрывной купон и получает чек АЗС — именно эти два документа подтверждают фактическое получение топлива.

Путевой лист обязателен при любом способе заправки. Его форму предприятие вправе разработать самостоятельно, при условии соблюдения обязательных реквизитов, установленных Приказом Минтранса № 390. Движение ГСМ в путевом листе фиксировать необязательно, однако это удобно для контроля перерасхода.

Нормирование расхода топлива

Организация вправе выбрать один из двух подходов.

Первый — применять нормы из Распоряжения Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р (в актуальной редакции). Документ содержит базовые нормативы расхода для большинства марок ТС и поправочные коэффициенты: зимние надбавки по регионам, работа в горной местности, возраст техники, загруженность.

Второй — разработать собственные нормы приказом руководителя, опираясь на технические характеристики ТС и фактические условия эксплуатации. Собственные нормы не должны быть экономически необоснованными — налоговые органы вправе оспорить явно завышенные показатели.

Перерасход сверх установленного норматива включается в состав непроизводственных расходов и отражается по счёту 91.2. Его нельзя принять к вычету при расчёте налога на прибыль.

Подробнее о том как рассчитываются нормы расхода топлива и регламентируются в компании читайте в нашей статье. 

Бухгалтерский учёт ГСМ по топливным картам

ГСМ учитываются на счёте 10 «Материалы», субсчёт 10-3 «Топливо» — в соответствии с ФСБУ 5/2019 «Запасы», обязательным к применению с отчётности за 2021 год. Аналитический учёт ведётся по видам топлива и местам хранения.

Типичная структура субсчетов:

Учёт самой топливной карты

Карта — это инструмент учёта, а не платёжное средство. Если поставщик выдаёт её бесплатно, она отражается на забалансовом счёте 006 «Бланки строгой отчётности» по условной стоимости 1 рубль за единицу. Если карта платная, расходы на её изготовление учитываются в составе МПЗ на счёте 10.

Выдача карты водителю в бухгалтерских записях не отражается — специалист не получает денежных средств, поэтому счёт 71 не используется. Факт выдачи фиксируется в журнале учёта карт.

Проводки по топливным картам

Оплата карты поставщику (если карта платная):

Учёт топлива по карте:

Бухгалтерский учёт ГСМ по талонам

Порядок учёта зависит от того, какой момент перехода права собственности зафиксирован в договоре.

Право переходит при получении талонов

Поставщик передаёт талоны вместе с полным комплектом документов: накладной и счётом-фактурой. В договоре при этом указывается, что топливо находится на ответственном хранении у поставщика до предъявления талона и заправки ТС.

Право переходит в момент заправки

Это более распространённая ситуация. До момента заправки талоны учитываются как денежные документы на счёте 50.03.

Это принципиальное отличие от карт: при талонах с переходом права при заправке водитель выступает подотчётным лицом, поэтому счёт 71 используется. При топливных картах — нет.

Учёт ГСМ и талонов в 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» (редакция 3.0) для учёта ГСМ по топливным картам используется документ «Путевой лист». Он позволяет оформить покупку топлива по карте, зафиксировать остатки в баке и автоматически сформировать проводки на списание.

Для аналитики по картам в программе предусмотрен счёт 10.03.1 — он позволяет вести учёт в разрезе партий и складов. Параллельно сохраняется возможность прежней схемы без привязки к путевым листам.

При заправке по карте водитель не составляет авансовый отчёт — это снижает документооборот. Все транзакции отражаются в личном кабинете поставщика и сверяются с данными программы на основе ежемесячного реестра.

Порядок учёта талонов в 1С зависит от варианта, закреплённого в договоре.

Если право переходит при заправке — талоны вносятся как денежные документы через меню «Банк и касса» → «Денежные документы». Выдача водителю оформляется документом «Выдача денежных документов». После предоставления авансового отчёта топливо принимается к учёту через «Поступление (акты, накладные)».

Если право переходит при получении талонов — поступление фиксируется как обычное поступление материалов через документ «Поступление товаров», аналитика ведётся на субсчёте 10.03.

Налоговый учёт расходов на ГСМ

Расходы на топливо относятся к материальным расходам (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ) либо к расходам на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Они уменьшают налогооблагаемую базу при соблюдении трёх условий:

1. Расходы экономически обоснованы.
2. Подтверждены первичными документами.
3. Топливо использовалось для деятельности, направленной на получение дохода.

НДС с приобретения ГСМ принимается к вычету после того, как топливо принято к учёту и получена счёт-фактура от поставщика (п. 1 ст. 172 НК РФ).

Расход сверх норматива не уменьшает базу по налогу на прибыль и отражается в составе непроизводственных трат.

Методы оценки запасов при списании — средняя себестоимость или ФИФО — закрепляются в учётной политике организации в соответствии с ФСБУ 5/2019. Выбранный метод применяется последовательно в течение отчётного периода.

Типичные ошибки при учёте ГСМ

Ошибки в этой области встречаются даже у опытных бухгалтеров — потому что учёт карт и талонов внешне похожи, но принципиально различаются в деталях.

• Выдача топливной карты водителю отражается на счёте 71. Это неверно: карта не является денежным средством, выдача в бухгалтерских записях не фиксируется.
• Бесплатная карта от поставщика не ставится на забалансовый учёт. Карту необходимо отразить на счёте 006 по условной стоимости 1 рубль за единицу.
• Талоны с переходом права при заправке учитываются как материалы, а не как денежные документы. Следствие — некорректная цепочка проводок и ошибки при формировании отчётов.
• Отсутствие детализированных реестров транзакций по картам. Без них налоговая вправе отказать в признании расходов.
• Перерасход топлива списывается на производственные затраты вместо счёта 91.2.

Чек-лист документов для учёта ГСМ

Для корректного учёта топлива по картам и талонам в организации должны быть:

• учётная политика с описанием метода учёта ГСМ, субсчетов и метода списания (средняя себестоимость или ФИФО);
• приказ руководителя об утверждении норм расхода топлива;
• журнал учёта выдачи и возврата карт или талонов;
• путевые листы по каждому ТС;
• ежемесячный реестр транзакций от поставщика карт;
• накладные, счета-фактуры, акты сверки от поставщика.

Отсутствие хотя бы одного из этих документов создаёт риски при налоговой проверке.