Отчёт по расходу топлива — документ, который фиксирует движение ГСМ (горюче-смазочных материалов) за выбранный период: сколько поступило, сколько списано, какой остаток. Он нужен для налогового учёта, статистической отчётности и внутреннего контроля. Без него обосновать затраты на бензин при проверке не получится.
Ниже — как его составить, какие документы нужны, как работать с авансовым отчётом по топливу, а также как вести учёт ГСМ в 1С:Бухгалтерии и 1С:УАТ.
Вести учёт расхода ГСМ обязаны все организации, у которых есть транспортные средства или техника, работающая на горючем. Это касается строительных компаний, автотранспортных предприятий, производственных организаций и любого бизнеса с собственным автопарком.
Обязанность установлена на двух уровнях:
- Налоговый кодекс, п. 11 ст. 264 НК РФ: расходы на ГСМ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Чтобы включить их в налоговую базу, нужны подтверждающие документы.
- Статистическая отчётность: юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) обязаны ежегодно сдавать форму № 4-ТЭР «Сведения об использовании топливно-энергетических ресурсов» в Росстат.
Малый бизнес от формы 4-ТЭР освобождён, но внутренний учёт ГСМ вести всё равно стоит — иначе нечем обосновать расходы перед налоговой.
На основании каких документов составляется отчёт
Отчёт формируется на основе первичных документов, подтверждающих факт получения и расходования топлива.
|
Документ |
Что подтверждает |
|
Путевой лист |
Факт использования транспорта и расход топлива за рейс |
|
Авансовый отчёт с чеками АЗС |
Покупку ГСМ за наличные подотчётным лицом |
|
Отчёт по топливной карте |
Безналичные заправки с детализацией по датам и АЗС |
|
Ведомость выдачи ГСМ |
Отпуск топлива со склада водителям |
|
Товарная накладная (ТН) |
Централизованная поставка топлива в резервуары |
Путевой лист — ключевой документ для списания. Именно он подтверждает, что топливо израсходовано в рабочих целях, а не слито или перепродано. Закон № 259-ФЗ от 08.11.2007 закрепляет путевой лист как документ учёта и контроля работы водителя и транспортного средства.
Нормы расхода топлива: как установить
Нормирование топлива — не требование закона, но необходимость для налогового учёта. Минфин в письмах от 22.03.2019 № 03-03-07/19283 и от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 подтверждает: в Налоговом кодексе нет прямой нормы об обязательном нормировании ГСМ для налога на прибыль или УСН. Однако без утверждённых лимитов обосновать расходы при проверке значительно сложнее.
Базой для расчёта служит распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ-23-р в редакции от 30.09.2021. Документ содержит базовые нормы по маркам транспортных средств и поправочные коэффициенты.
Какие коэффициенты применяются
- Зимняя надбавка— повышает норму в холодный период.
- Городская эксплуатация — надбавка за работу в условиях городского трафика.
- Горная местность, бездорожье, спецтехника — отдельные коэффициенты для строительной и дорожной техники.
Если организация хочет скорректировать нормы под свои условия — это допустимо, но только на основе методологии из распоряжения АМ-23-р и только с утверждением приказом руководителя. Произвольное изменение показателей не принимается.
Как составить отчёт по расходу топлива: структура документа
Унифицированной формы отчёта по ГСМ не существует. Организация разрабатывает её самостоятельно. На практике большинство берут за основу структуру из Инструкции Госкомнефтепродукта СССР от 15.08.1985 № 06/21-8-446 — она до сих пор используется как методический ориентир.
В шапке документа указывают:
- наименование организации;
- отчётный период;
- номер ведомости;
- вид топлива;
- ФИО ответственного лица.
Основная часть — таблица отчёта по топливу (образец структуры)
|
Марка ТС |
Гос. номер |
Реквизиты путевого листа |
Вид топлива |
Остаток на начало |
Выдано |
Фактический расход |
Остаток на конец |
Показания спидометра |
|
ГАЗель Next |
А123БВ77 |
№ 45 от 12.05.2025 |
АИ-92 |
15 л |
40 л |
38 л |
17 л |
142 560 км |
Периодичность составления — ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Выбор остаётся за организацией и закрепляется в учётной политике.
Авансовый отчёт по топливу
Авансовый отчёт по топливу оформляется, когда водитель или другой сотрудник покупает бензин за наличные или по корпоративной карте. Это стандартный авансовый отчёт по форме АО-1 (или собственной форме организации), к которому прикладываются чеки с АЗС.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 авансовый отчёт по топливу создаётся через раздел «Банк и касса» → «Авансовые отчёты».
Что важно при заполнении:
- В шапке указать подотчётное лицо.
- На вкладке «Товары» добавить номенклатурную позицию — например, «Бензин АИ-92».
- Обязательно проверить счёт учёта — 10.03 «Топливо». Именно этот счёт используется для ГСМ согласно Плану счетов, утверждённому Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н. Если указать другой счёт — учёт ГСМ окажется некорректным.
- Провести документ.
Для организаций на УСН (доходы минус расходы) после проведения авансового отчёта в регистре «Расходы при УСН» появятся два движения: расход денежных средств на приобретение ГСМ и приход при списании топлива. Оба движения необходимы для корректного формирования налоговой базы.
Если компания использует топливные карты, авансовый отчёт водителю составлять не нужно. Поставщик ежемесячно (или с другой периодичностью) предоставляет отчёт об операциях по карте с указанием количества и стоимости отпущенного топлива. На его основании организация получает товарную накладную и счёт-фактуру.
Сама топливная карта учитывается как бланк строгой отчётности на забалансовом счёте 006. В 1С это отражается документом «Операции, введённые вручную».
Более подробно о бухгалтерском и налоговом учете ГСМ и топлива читайте в нашей обзорной статье.
Списание ГСМ в 1С:Бухгалтерии
Списание топлива в 1С 8.3 оформляется документом «Требование-накладная» — не ручной операцией. Использование ручной операции для списания ГСМ — распространённая ошибка: при таком способе движения формируются только по бухгалтерскому регистру, а налоговые и управленческие регистры остаются без изменений.
Пошаговый порядок:
- Перейти в раздел «Склад» → «Требования-накладные».
- Создать новый документ.
- На вкладке «Материалы» добавить топливо с указанием количества.
- Проверить счёт учёта — 10.03 «Топливо».
- Провести документ.
После проведения операции закрытия месяца расходы по топливу автоматически учитываются в составе затрат. Вручную разносить их не нужно.
Отчёт по топливу в 1С:УАТ
1С:УАТ (Управление автотранспортом) — отраслевое решение для организаций с собственным автопарком. В отличие от 1С:Бухгалтерии, здесь учёт ГСМ встроен в полный цикл управления транспортом: от путевых листов до аналитики по каждому автомобилю.
В подсистеме учёта ГСМ:
- настраиваются нормы расхода горючего для каждой модели ТС;
- поступление топлива оформляется документом «Поступление товаров»;
- выдача — документом «Заправка ГСМ»;
- расчёт фактического расхода ведётся автоматически на основании путевых листов.
На основании путевых листов программа формирует аналитические отчёты:
- Отчёт по выработке транспортных средств — пробег, нагрузка, расход ГСМ в разрезе каждого автомобиля.
- Ведомость технико-эксплуатационных показателей — сводные данные по парку.
- Отчёт о движении ГСМ — остатки, поступление, расход и выдача по видам топлива.
- Анализ отклонений от норм — перерасход или экономия по каждому водителю и автомобилю.
Данные из 1С:УАТ можно выгружать в типовые конфигурации 1С для бухгалтерского учёта — двойного ввода не требуется.
Чек-лист: учёт топлива без ошибок
Перед закрытием периода проверьте:
- Для каждой поездки оформлен путевой лист с показаниями спидометра.
- К авансовым отчётам приложены чеки АЗС (при наличных расчётах).
- По топливным картам получен отчёт от поставщика и товарная накладная.
- В 1С все поступления ГСМ отражены по счёту 10.03 «Топливо».
- Списание проведено документом «Требование-накладная», а не ручной операцией.
- Нормы расхода утверждены приказом руководителя.
- Фактический расход сопоставлен с нормой — зафиксированы и объяснены отклонения.
