Сколько сотрудников потребуется для работы по FBS

Краткий ответ

Для запуска FBS не всегда требуется отдельная команда. При небольшом потоке заказов хранение, сборку, упаковку и передачу отправлений может выполнять один сотрудник, совмещая эти задачи с другой складской работой. По мере роста продаж нагрузку нужно рассчитывать не только по количеству заказов, но и по ассортименту, сложности комплектации, графику отгрузок, доле возвратов и уровню автоматизации.

Маркетплейсы не устанавливают универсальную норму численности персонала. По модели FBS продавец хранит товар на своем складе, контролирует новые заказы, собирает, упаковывает и передает их в доставку. Следовательно, необходимый штат определяется устройством конкретного склада и объемом операций.

От чего зависит количество сотрудников

Два продавца с одинаковыми 100 заказами в день могут нуждаться в разном количестве людей. На одном складе продаются пять компактных товаров, которые находятся рядом и упаковываются одинаково. На другом — несколько тысяч SKU, разные размеры, обязательная маркировка, сложная упаковка и несколько зон хранения.

На численность команды сильнее всего влияют:

• количество заказов в обычный и пиковый день;
• число позиций в одном заказе;
• размер и структура ассортимента;
• скорость поиска товара;
• требования к упаковке и маркировке;
• расстояние между зонами хранения, сборки и отгрузки;
• количество маркетплейсов;
• график и частота отгрузок;
• доля возвратов;
• объем ручной работы.

Отдельно нужно учитывать требования площадок к обработке и отгрузке. Например, Wildberries устанавливает сроки для обработки сборочных заданий и рекомендует быструю отгрузку, а Яндекс Маркет формирует для заказов плановую дату передачи. Поэтому штат должен выдерживать не среднюю нагрузку за день, а пиковый объем внутри доступного окна сборки.

Примерный расчет команды по объему заказов

Таблица ниже — не норматив маркетплейсов, а ориентир для первоначального планирования. Фактическая производительность зависит от организации склада.

Эти диапазоны нельзя использовать как готовый штатный норматив. Один сотрудник может обработать много простых однотоварных заказов, но значительно меньше заказов с несколькими позициями, обязательными кодами маркировки или индивидуальной упаковкой.

Как рассчитать численность точнее

Вместо расчета только по количеству заказов лучше измерить трудоемкость одного полного цикла.

В него входят:

1. получение и проверка задания;
2. поиск товара;
3. перемещение в зону сборки;
4. проверка артикула и комплектации;
5. упаковка;
6. печать и нанесение этикетки;
7. сортировка по поставке или маршруту;
8. передача в зону отгрузки;
9. обработка статуса в системе.

Сначала замерьте среднее время обработки 20–30 реальных заказов. Затем умножьте его на плановое количество заказов и добавьте запас на пики, возвраты, пересорт и технические задержки.

Рабочая формула:

Необходимое рабочее время = количество заказов × среднее время обработки одного заказа.

Например, если полный цикл занимает в среднем 6 минут, то 100 заказов потребуют около 600 минут, или 10 часов чистой операционной работы. Это уже больше одной восьмичасовой смены, причем расчет не учитывает перерывы, приемку товара, возвраты, инвентаризацию и непредвиденные ситуации. Следовательно, одного сотрудника для стабильной работы будет недостаточно.

Какие роли нужны для работы по FBS

На небольшом складе один человек может совмещать несколько функций. По мере роста заказов роли желательно разделять, потому что постоянное переключение между задачами снижает производительность и увеличивает вероятность ошибок.

Менеджер по заказам

Менеджер контролирует поступление новых заказов, сроки обработки, исключения и проблемные ситуации. При автоматическом поступлении заказов в модуль для 1С эта роль требует меньше ручной работы: сотруднику не нужно постоянно проверять кабинеты площадок и переносить данные.

Комплектовщик

Комплектовщик получает задание, находит нужный товар и передает его на проверку или упаковку. Его производительность зависит от адресного хранения, понятной раскладки и качества задания на сборку.

Упаковщик

Упаковщик проверяет комплектность, подбирает упаковку, наносит этикетки и передает заказ в зону готовых отправлений. При простом ассортименте функции комплектовщика и упаковщика может выполнять один сотрудник.

Контролер

Контроль особенно важен при большом количестве похожих товаров, размеров, цветов, комплектов и маркированной продукции. Проверка по штрихкоду помогает снизить пересорт и отправку неверного товара.

Ответственный за отгрузку

Этот сотрудник формирует поставки, контролирует готовность отправлений и передачу заказов в пункт приема, сортировочный центр или курьеру. Способ отгрузки и график задаются для конкретного склада и площадки, поэтому эту работу необходимо учитывать при планировании смен.

Специалист по возвратам

Отдельная роль нужна не с первого дня. Однако при заметном возвратном потоке кто-то должен принимать товары, проверять состояние, определять возможность повторной продажи и корректно возвращать позицию в доступный остаток.

Как понять, что одного сотрудника уже недостаточно

Ориентироваться только на количество заказов опасно. Гораздо точнее смотреть на признаки перегрузки процесса.

Дополнительный сотрудник или перераспределение ролей требуется, если:

• заказы регулярно начинают собирать слишком поздно;
• человек одновременно комплектует, упаковывает и отвечает на сообщения;
• готовые отправления накапливаются перед отгрузкой;
• увеличивается число пересортов;
• остатки корректируются после окончания смены;
• сотрудники пропускают новые заказы;
• в пиковые дни приходится постоянно привлекать людей из других отделов;
• нет времени на возвраты, приемку и инвентаризацию.

Если такие ситуации повторяются, проблема уже не является случайной. Текущая схема работы не соответствует объему операций.

Почему найм не всегда решает проблему

Когда склад перестает справляться, первое решение кажется очевидным: нанять еще одного комплектовщика. Однако дополнительный человек не устранит дублирование операций, ручной перенос заказов, поиск информации в разных системах и неактуальные остатки.

Если процесс построен плохо, компания просто увеличит стоимость той же неэффективной работы.

До расширения штата стоит проверить:

Если большая часть операций выполняется вручную, сначала выгоднее сократить трудоемкость процесса, а уже затем рассчитывать потребность в людях.

Как автоматизация влияет на численность команды

Автоматизация не означает, что склад сможет работать совсем без сотрудников. Товар все равно нужно физически найти, проверить, упаковать и передать маркетплейсу. Но система может убрать значительную часть действий вокруг заказа.

При работе через БИТ.Управление маркетплейсами заказы поступают в вашу 1С, сотрудники работают с заданиями на сборку, а данные по остаткам и статусам передаются без постоянного ручного переноса. Этикетки и документы можно формировать в рамках общего процесса обработки заказов.

В результате компания получает возможность увеличивать количество отправлений без пропорционального роста штата. Освободившееся время можно направить на сборку, контроль качества и работу с исключениями вместо постоянного переключения между кабинетами и таблицами.

Что автоматизация меняет на практике

Три сценария организации команды

Сценарий 1. Небольшой запуск

Компания получает до 20–30 заказов в день и продает ограниченный ассортимент. Один складской сотрудник может совмещать сборку, упаковку и подготовку к отгрузке, а менеджер контролирует исключения и работу с маркетплейсом.

Главный риск такого сценария — зависимость от одного человека. Необходимо заранее описать процесс и подготовить замену на случай болезни, отпуска или резкого роста заказов.

Сценарий 2. Стабильный поток заказов

При 70–150 заказах работу лучше разделить как минимум на сборку и упаковку. Один сотрудник перемещается по складу и комплектует заказы, второй проверяет, упаковывает, печатает этикетки и готовит отправления.

Менеджер не должен вручную передавать каждое задание. Иначе он становится посредником между маркетплейсом и складом и ограничивает скорость всей линии.

Сценарий 3. Пиковая или многоплощадочная работа

Если компания продает на нескольких маркетплейсах и обрабатывает сотни заказов, требуется управление очередями, приоритетами и графиками отгрузки. Команда может включать комплектовщиков, упаковщиков, контролера и ответственного за отгрузку.

В такой модели важно планировать не только средний день, но и сезонные пики, акции, выходные и различия в сроках передачи заказов на разных площадках.

Чек-лист расчета персонала для FBS

Перед утверждением штата проверьте следующие параметры:

• среднее и максимальное количество заказов в день;
• среднее число товаров в одном заказе;
• время поиска одной позиции;
• время проверки и упаковки;
• долю маркированных товаров;
• количество маркетплейсов;
• количество отгрузок в день;
• объем возвратов;
• число ручных операций;
• возможность перераспределения сотрудников в часы пик;
• запас мощности не менее чем на пиковую нагрузку.

Расчет необходимо повторить после запуска. Плановые цифры почти всегда отличаются от реальной производительности склада.

Не уверены, нужен ли новый сотрудник или сначала стоит изменить процессы?

На складе может не хватать людей, но увеличение штата не всегда является первым и самым выгодным решением. Иногда основной резерв находится в ручном получении заказов, печати этикеток, поиске товаров, несвоевременном обновлении остатков или неудачном распределении обязанностей.

Специалисты Первого Бита помогут измерить фактическую трудоемкость обработки FBS-заказов, определить узкие места и рассчитать, какой объем сможет обработать текущая команда после автоматизации.

Что вы получите:

• карту текущего процесса обработки заказа;
• расчет трудозатрат по основным операциям;
• оценку пропускной способности склада;
• рекомендации по распределению ролей;
• список операций, которые целесообразно автоматизировать;
• сценарий запуска БИТ.Управление маркетплейсами в вашей 1С;
• план масштабирования без необоснованного расширения штата.

Краткие выводы

Количество сотрудников для FBS нельзя определить только по числу заказов. Необходимо учитывать ассортимент, среднее число позиций, сложность упаковки, график отгрузок, возвраты и объем ручной работы.

Небольшой поток может обслуживать один сотрудник, но при росте заказов функции лучше разделять между сборкой, упаковкой, контролем и отгрузкой. Перед расширением штата стоит измерить процесс: автоматизация заказов, остатков, этикеток и статусов нередко позволяет заметно увеличить производительность существующей команды.