Как сдавать ЕФС-1

С 2024 года начала действовать обновлённая форма ЕФС-1. Из статьи вы узнаете об изменениях, которые были внесены в форму, а также о том, когда, в каком виде и как сдается ЕФС-1.

Что такое ЕФС-1 

Полное название данной формы: «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Отчет состоит из следующих разделов и подразделов:

• Подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 – аналог формы СЗВ-ТД.
• Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1 – аналог формы СЗВ-СТАЖ.
• Подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1 – аналог формы ДСВ-3.
• Раздел 2 – это аналог формы 4-ФСС.

В каком виде и куда должен быть сдан отчет ЕФС-1

ЕФС-1 сдаётся в СФР по месту, где зарегистрировали организацию или ИП.

Формы подачи:

• 11 человек и более — сведения подаются исключительно в электронном виде;
• 10 человек и менее — в электронном или в бумажном виде.

Бумажный отчёт ЕФС-1 приносят в СФР лично, отправляют с помощью представителя либо ценным письмом с обязательной описью вложения почтой.

При отправке отчета через Интернет требуется УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Формат файла ЕФС-1 – XML.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1

Есть два основных варианта:

1. Возложить эту работу на одного работника (бухгалтера). Это подходит небольшим организациям;
2. Разделить зоны ответственности между несколькими сотрудниками. Заполнение подраздела 1.1, 1.2 и 2 можно возложить на кадровика. Других разделов — на бухгалтера. Каждый из разделов формы допускается сдавать отдельно.

Для фиксации подходящего варианта, следует издать приказ в произвольной форме.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2024 году

Сведения о трудовой деятельности подлежат сдаче только в тех случаях, когда случились те или иные кадровые изменения. Ими определяются и сроки сдачи:

• Сотрудник был принят на работу или уволен, ему приостановили или, наоборот, возобновили трудовой договор по статье 351.7 ТК РФ, а также когда был заключён или закончен в соответствии со сроком действия договор ГПХ — необходимо отчитаться не позже рабочего дня, наступившего за днём издания приказа, которым оформлено событие.
• Изменилось название организации, сотрудника перевели на другую должность или им подано заявление о выборе бумажной или электронной трудовой книжки. Отчёт делается не позднее 25-го следующего месяца.

Как заполнять форму ЕФС-1

Титульный лист

Заполнение обязательно, титульный лист сдаётся вместе с любым из разделов и подразделов. Нужно заполнить:

1. Присвоенный вам в СФР регистрационный номер страхователя.
2. Для организации — ИНН из 10 знаков и КПП. В двух последних ячейках прочерки: «7701777017 - - ». Для ИП нужно указать только ИНН.
3. ОКФС, ОКОГУ и ОКПО — только гос- и муниципальным организациям.
4. Код по ОКВЭД — основной вид вашей экономической деятельности.
5. Для организации — ОГРН из 13 знаков. В первых двух ячейках пропишите нули: «001234566788142». Для ИП нужно указать ОГРНИП из 15 знаков.
6. «Код категории страхователя-физлица» необходимо заполнить ИП и иным физлицам, проводящим выплаты физлицам, соответствующим кодом:

Номер контактного телефона должен быть указан без скобок, пропусков или тире.

Внизу на титульном листе нужно заполнить наименование должности представителя или руководителя. Поставить подпись и ФИО лица, подписывающего отчёт. Затем следует указать дату подписания и поставить печать, если она есть.

Сведения о трудовой деятельности 

Заполняются титульный лист, подразделы 1 и 1.1.

В подразделе 1 информация о трудовой деятельности, зарплате и страховом стаже. В нём нужно указать сведения о сотруднике, по которому отчитываетесь, его СНИЛС, дату рождения, ИНН, гражданство, ФИО и статус зарегистрированного лица.

Статус ЗЛ указывают по состоянию на момент даты заполнения ЕФС-1. Это делается даже в том случае, если в отчётном периоде у лица поменялось гражданство. Для заполнения статуса есть специальные коды.

Коды статусов зарегистрированного лица

Заполнение поля «Гражданство (код страны)» происходит по Общероссийскому классификатору стран мира.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 прописывается код и сокращённое название кадрового события.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указываются коды:

Графу заполняют по зарегистрированным лицам, работающим в районах Крайнего Севера / работают на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, в т. ч. числе и по договорам ГПХ.

В графе 5 «Трудовая функция» нужно указать:

• Наименование должности, специальности, профессии с обязательным указанием квалификации;
• Наименование структурного подразделения, когда условие о работе в подразделении присутствует в договоре с работником;
• Код вида трудового договора: 0 — бессрочный, 0.1 — сроком до 6 мес, 0.2 — сроком более 6 мес., 1 — по совместительству, 1.1 — по совместительству меньше 6 мес., 1.2 — по совместительству более 6 мес.

Если заключён договор ГПХ, графу заполнять не нужно.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчёт с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

В графе 6 пишут код выполняемой функции из 5-ти цифр в формате «ХХХХ.Х» из ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции нужно дополнительно указать код договора.

Если принимаете либо переводите работника на дистанционную работу, следует указать код «ДИСТ».

Когда принимают или переводят работника на неполный режим рабочего времени, в графе 6 указывают:

• НЕПД — для неполного рабочего дня;
• НЕПН — для неполной рабочей недели.

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют при увольнении работника. В ней в обязательном порядке указывают код причины увольнения, затем вписывают без сокращений причину, по которой был прекращён трудовой договор.

Сведения о страховом стаже работников 

Следует заполнить титульный лист, подразделы 1 и 1.2. Подраздел 2 сдаётся, когда есть показатели для заполнения.

Подраздел 1 — сведения о сотруднике, по которому отчитываются.

Подраздел 1.2 — информация о сроке страхового стажа. Сдаются лишь по отдельным категориям. Например:

• Занимался работой, дающей возможность на досрочный уход на пенсию;
• Уходил в отпуск без сохранения зарплаты;
• Находилась в отпуске по уходу за ребёнком возрастом от 1,5 до 3 лет;
• Работал на вахте;
• Находился в простое или был отстранён от выполнения работы;
• Работал во время отбывания наказания в виде лишения свободы;
• Приостанавливал трудовой договор из-за мобилизации либо из-за ухода службу по контракту;
• Выполнял различные гос- либо общественные обязанности с сохранением рабочего места.

В поле «Отчётный период» нужно указать год, за который сдаёте отчёт.

Знаком «Х» отмечается тип сдаваемых сведений:

• «Исходная» — обычный отчёт;
• «Корректирующая» либо «Отменяющая» — когда нужно внести исправления в уже принятую форму;
• «Назначение выплат по ОСС» — когда подано заявление о предоставлении отпуска по причине беременности или родов или по уходу за ребёнком, а срок сдачи сведений о стаже пока не наступил.
• «Назначение пенсии» — если работник уходит на пенсию, а время отчётности не настало.

В одном отчёте ЕФС-1 нельзя сдавать разные типы сведений за один и тот же отчётный период на одного и того же человека.

По людям, на которых были поданы досрочные формы «Назначение выплат по ОСС» и «Назначение пенсии», по итогам года необходимо подавать сведения с типом «Исходная».

В графах 2 и 3 нужно указать начало и завершение периода работы в рамках отчётного периода.

Графа 4 заполняется, если условия работы отличны от нормальных и из-за этого у человека появляется право ухода на досрочную пенсию. Код территориальных условий возьмите из классификатора.

Если заполняли графу 4, в графе 5 нужно указать районный коэффициент.

При особых условиях труда из классификатора в графе 6 нужно указать их код, а в графе 7 дополнительные сведения по стажу сотрудника.

Графы 8 и 9 заполнять, если у вас в штате «вредники» с правом ухода на досрочную пенсию, с выплат которых необходима уплата страховых взносов по дополнительному тарифу.

Графу 10 «Занятость» заполняют тоже лишь по отдельным категориям льготников (медработникам, педагогам и т. д.).

Графы 11 и 12 заполняйте, когда у вас проведена спецоценка и у работника имеются основания для досрочного назначения пенсии.

Подраздел 2 следует сдавать, если у вас работают «вредники», с выплат которым требуется уплата страховых взносов ещё и по дополнительному тарифу.

Сведения о взносах на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

Инструкцию по заполнению этого раздела можно найти в этой статье.

Если кратко, в этот раздел входят такие подразделы:

• 2.1 — сведения по страховым взносам;
• 2.2 — для частных агентств занятости, которые на определённый срок передают своих сотрудников к иным работодателям, они указывают информацию для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты о проведённых медосмотрах сотрудников и спецоценки.

Работодатели обязаны сдать:

• Подразделы 2.1 и 2.3 — в любом случае;
• Подраздел 2.2 — только если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами лишь компании и ИП на АУСН.

Ответственность за ошибки в ЕФС-1 

Если не уложиться по сдаче подразделов отчёта в сроки или не сдавать их вовсе, наказать могут не только работодателя (компанию или ИП), но и должностное лицо (директора и проч.).

Остались вопросы по заполнению отчета? Хотите узнать, как автоматизировать заполнение форм отчетности и сдавать ее в один клик? Оставьте заявку и мы свяжемся с вами и проконсультируем.