Описание
До автоматизации все документы оформлялись в бумажном виде. При каждом первичном визите пациенту необходимо было подписать договор на оказание медицинских услуг, согласие на обработку персональных данных и другие административные документы. После оказания услуг оформлялись акты.
Процесс занимал время на ресепшене, создавал очереди в часы пик и увеличивал нагрузку на сотрудников. Документы требовали хранения, систематизации и поиска в архиве. Кроме того, пациенты часто теряли свои экземпляры договоров и запрашивали повторные копии.
С ростом количества пациентов бумажный документооборот начал создавать ощутимую нагрузку на администраторов и врачей. Руководство клиники приняло решение перейти на электронный формат подписания документов — без потери юридической значимости и с максимальным удобством для пациентов.
Клиника обратилась в «Первый Бит» как к разработчику БИТ.Медицина. Ключевым фактором стала возможность интегрировать электронный документооборот с уже используемой МИС «БИТ.Управление медицинским центром» без сложных доработок и покупки дополнительной инфраструктуры.
В «Бьюти Лаунж» внедрили сервис БИТ.Медицина. Модуль «Интеграция с сервисами подписания документов», который позволил перевести подписание ключевых документов в электронный формат.
Все документы, подписанные через систему, обладают полной юридической силой. Электронная подпись имеет такую же значимость, как собственноручная подпись на бумаге. Подписанный документ невозможно потерять – он хранится в системе и доступен пациенту 24/7 по ссылке на смартфоне.
ЭДО охватывает все точки контакта с пациентом и упрощает как клиентский путь, так и внутренние процессы клиники.
Пациент может получить документы для ознакомления и подписания заранее, что сокращает время пребывания на ресепшене. Повторным пациентам не требуется повторное оформление базовых документов – система хранит историю подписаний.
Подписание также может происходить:
- при первичной регистрации;
- после онлайн-записи на услугу;
- непосредственно перед приемом;
- после оказания услуги — для оформления акта.
В электронный формат перевели основные административные документы:
- договор на оказание медицинских услуг;
- акты об оказании медицинских услуг;
- акты об оплате;
- анкеты пациента.
Также в систему интегрированы сценарии подписания согласий при регистрации пациента, что позволяет закрывать обязательные юридические требования без бумажных носителей.
Сервис позволяет клинике гибко настраивать правила работы с документами. Перед отправкой документов пациенту сотрудники определяют, кто должен подписать документ, в каком порядке происходит подписание, а также тип подписи – через ЕСИА или по СМС. Это особенно важно в случаях, когда требуется последовательное подписание нескольких сторон или использование усиленной идентификации.
Как только пациент подписывает документ, информация мгновенно отображается у сотрудника в программе БИТ.Управление медицинским центром. Администратор видит статус подписания в режиме реального времени и может продолжать работу без ожиданий и ручных проверок.
Проект не потребовал покупки серверов или сложной ИТ-инфраструктуры. Сервис был интегрирован в существующую систему клиники.
