Описание
В рамках проведения реформы электронной подписи Федеральным законом № 476-ФЗ1 было введено понятие «машиночитаемая доверенность». С 1 сентября 2024 года для подписания электронных документов сотрудникам организаций будет применяться квалифицированная электронная подпись с обязательным представлением (приложением) МЧД.
В связи с нововведениями в законодательстве РФ был инициирован проект по разработке нового функционала на базе 1С:Документооборот и его интеграции с блокчейн-платформой ФНС России и оператора ЭДО КЦР
Функционал писался с нуля с минимальным предоставленным функционалом системы.
Еще одной причиной для старта проекта являлась большая численность сотрудников компании. Так как в компании работает более 7000 сотрудников, было затруднительно регулярно выдавать доверенности такому большому количеству людей. Существовали риски ошибок и неточностей в связи с человеческим фактором, а также просрочки в связи с необходимостью подписания каждой доверенности перед выдачей сотруднику.
Таким образом, компании заказчика необходима была автоматизация выпуска или перевыпуска доверенностей в соответствии с определенными «триггерами».
Основной уникальность проекта является факт, что данный функционал используется только компанией Hoff. До старта проекта в компании Заказчика использовался исключительно ручной труд. В рамках проекта данный функционал был реализован «с нуля».
Кроме того, ФЗ № 476-ФЗ1 вступает в силу с 1 сентября 2024 года. Функционал в компании Заказчика был реализован в начале 2024 года, поэтому у компании было время на тщательное обучение ответственных сотрудников и на развитие данного функционала.
В рамках проекта был автоматизирован процесс выпуска и перевыпуска доверенностей для сотрудников в соответствии с «триггерами». Весь процесс осуществляется через обмен данными 1С:ДО – 1С:ЗУП.
Что служит «триггерами» для выпуска доверенностей:
- Прием сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий;
- Перевод сотрудника на должность, для которой есть согласованный перечень полномочий.
Что служит «триггерами» для перевыпуска доверенностей:
- Изменение состава полномочий в Матрице полномочий;
- Изменение полномочий;
- Изменение личных данных сотрудника, таких как фамилия, имя и отчество, паспортных данных, а также регистрации по месту жительства.
В рамках доработок выполнены следующие работы:
- Создан новый справочник «Справочник полномочий», который позволяет отслеживать виды полномочий, их срок действия, а также информировать пользователей системы о приближении окончания периода действия полномочия. Новое полномочие создается в справочнике полномочий либо из карточки доверенности, либо добавляется из Классификатора полномочий.
- Создана «Матрица полномочий». представляет из себя таблицу с данными и запись элемента матрицы.
- Реквизитный состав матрицы (иерархический список слева):
- 1 уровень – организация
- 2 уровень – тип бизнес-юнита
- 3 уровень - бизнес-юнит
- 4 уровень -n подразделения в зависимости от вложенности подразделений
- уровень n+1 - должности в разрезе подразделения (последний элемент иерархии)
При фильтрации по реквизитному составу слева динамически подтягиваются полномочия по матрице. Например, в случае, если в реквизитном составе слева выбран Тип БЮ, то в матрице полномочий подтягиваются все записи, соответствующие выбранному типу БЮ, а также всем БЮ соответствующего типа плюс записи по должностям, которые по штатному расписанию соответствуют выбранному типу БЮ.
- Реквизитный состав матрицы (динамический список справа)
- Тип бизнес-юнита
- Бизнес-юнит
- Подразделение
- Должность
- Формат доверенности
- Тиражируемость
- Срок действия
- Внешняя система
- Образец подписи поверенного
- Передача оригинала
- Нотариальная
- Судебная
- Право передоверия (проставляется автоматически, если хотя бы одно полномочие в наборе с правом передоверия)
- Место хранения оригинала
- Доп инфо
3. Создан справочник «Согласующие по тематикам». В случае, если в 1С:ЗУП происходит событие увольнения сотрудника, ответственного по какой-либо тематике, то администратору доверенностей приходит соответствующее уведомление.
4. Создан справочник «Тематика полномочий».
5. Создан справочник ««Система/сервис».
6. Создан новый вид документа «Доверенность».
7. Настроена интеграция 1С:ДО с сервисом создания и выдачи ЭЦП. Так, в 1С:ДО появляется статус о выпуске ЭЦП для сотрудника и ему необходимо записать появившуюся подпись на токен.
